Manajemen Waktu

Jika kita ingin membuat perubahan nyata dalam hidup kita kita harus terlebih dahulu memulai dengan belajar bagaimana secara efisien mengelola waktu kita. Siapa pun yang mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana mengelola hidup. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat, baru setelah itu tercipta manajemen yang tepat untuk hidup kita. Kualitas hidup kita tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu kita dan bukan oleh jumlah energi yang kita konsumsi pada apa yang lakukan.
kita tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas kita. Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan kita kontrol yang besar dari waktu kita. kita harus menyadari apa yang terpenting bagi kita dan menempatkannya pada urutan atas di daftar kita.
Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga kita akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu kita bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.
Kita harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas kita. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi kita dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha kita. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting kita untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.
Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi kita. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang kita perlukan untuk mengulang pekerjaan kita akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang kita perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.
Kita harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Kita harus menyadari bahwa kita tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Kita harus belajar untuk memilih tugas yang kita benar-benar ingin lakukan atau yang perlu diselesaikan.
Teknik lain yang akan membantu kita dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas-tugas panjang yang biasanya kita tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Kita misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap.
kita harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan kita cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.
Adalah normal bahwa kinerja kia tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana kita lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi kita sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana kita lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.
Kita perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu kita lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.
Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu kita melakukan aktivitas. Jika kita memiliki kebijakan pintu terbuka, kita mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika kita memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.
Ketika kita membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk kita sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai kita. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang kita sukai dan membuat kita tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur kita, tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan kita lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri kita sendiri ketika kita berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.
Untuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, kita harus terlebih dahulu memahami di mana kita menghabiskan waktu kita. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas kita. Kita harus melakukan itu selama 2-3 minggu. Dalam log, kita harus mencatat semua yang kita lakukan per jam ketika kita terjaga, berapa banyak waktu yang kita alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang kita alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah kita memiliki informasi ini di log, kita dapat mulai menganalisa di mana kita menghabiskan waktu kita dan buatlah perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu kita. Kita harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log kita, kita melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari kita harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.
Masukkan dalam rencana kita waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu kita misalnya masalah dengan PC kita, dan miliki solusi alternatif yang untuk mengatasinya.
Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi kita waktu tambahan yang kita butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi dan mengubah hidup kita menjadi lebih baik.